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FAQ – Dématérialisation du bulletin de paie

mardi 27 mars 2018, par Timothée Garnaud

A compter du mois de juin 2018 (bulletins de paie du mois de mai), l’ifac dématérialise l’envoi des documents suivants :

  • Bulletins de paie
  • Certificats de travail
  • Attestations Pôle emploi
  • Reçus pour solde de tout compte

Chaque nouveau collaborateur recevra des identifiants pour se connecter à son coffre-fort électronique et récupérer chaque mois ses bulletins de paie. Cette solution nommée MyPrimobox est mise à disposition de chacun des collaborateurs de l’Ifac par la société PRIMOBOX.

Cette Foire Aux Questions (FAQ) permet de répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser concernant cette démarche et ce nouvel outil qui vous est proposé.


Qu’est-ce que le coffre-fort électronique MyPrimobox ?

Le coffre-fort électronique MyPrimobox est un espace sécurisé, gratuit et individuel dans lequel tout collaborateur de l’ifac pourra retrouver ses bulletins de paie (et document de fin de contrat le cas échéant).

Quand et comment seront envoyés mes identifiants de connexion ?

Si vous avez un bulletin de paie sur le mois d’avril 2018, vos identifiants vous seront envoyés par courrier, à l’adresse postale figurant sur votre bulletin. Ils vous parviendront entre le 10 et le 20 mai 2018.

Si vous n’avez pas eu de bulletin de paie au mois d’avril 2018, vos identifiants vous seront transmis sur l’adresse mail personnelle communiquée à l’ifac. Cela se fera entre le 1er et le 5 du mois suivant le bulletin de paie concerné.

Qui m’enverra mes identifiants et mes bulletins ?

Tous les bulletins de paie seront désormais envoyés via la solution dédiée DematRH® retenue par l’ifac et accessible pour chacun des collaborateurs au sein de son coffre-fort MyPrimobox®. Si vous refusez la dématérialisation de vos bulletins, l’envoi papier sera tout de même effectué par PRIMOBOX.

Pour des raisons de confidentialité, PRIMOBOX éditera les identifiants qui seront individuels :
1 matricule ifac = 1 identifiant = 1 coffre-fort MyPrimobox
Vous pourrez ensuite vous rendre sur https://www.myprimobox.net pour entrer sur votre coffre-fort électronique.

Puis-je refuser la dématérialisation de mes bulletins de paie ?

Il vous sera possible de modifier à tout moment votre choix de réception du bulletin de paie.

Si vous optez pour le bulletin de paie électronique, vous arriverez sur votre espace personnel et pourrez consulter vos bulletins en ligne et à tout moment. Vous pourrez également les imprimer depuis votre espace.

Si vous refusez et optez pour le bulletin de paie papier, vos bulletins de paie continueront à vous être adressés par voie postale et ceux-ci ne seront donc pas disponibles dans votre espace.

Quels sont les avantages de la mise en place de cet outil ?

Vous accédez gratuitement à votre coffre-fort électronique. Le cout de ce service est entièrement pris en charge par l’ifac.

Votre coffre-fort électronique et les documents qui y sont déposés sont accessibles pendant une durée minimum de 50 ans, ce qui vous permet de consulter vos bulletins en ligne à tout moment. Vous conservez le bénéfice de ce coffre-fort même si vous quittez les effectifs de l’ifac.

Vous bénéficiez via ce coffre-fort d’un espace de stockage libre de 1 Go (hors documents déposés par l’ifac). Cela représente potentiellement 10 000 documents personnels que vous pouvez y stocker de façon sécurisée ; au-delà des bulletins de paie et document associés déposés par l’ifac.

Si vous souhaitez tout de même conserver des bulletins de paie papier, rien ne vous empêche d’accepter que vos bulletins de paie soient transmis sur votre coffre-fort électronique et de pouvoir également les imprimer. Le coffre-fort électronique est un outil qui contrairement aux bulletins de paie papier ne sera pas soumis aux incidents potentiels de la vie (incendie, inondation, vol) et à l’usure du temps.

Quelles sont les garanties en matière de confidentialité et de sécurité de l’information ?

Les bulletins de paie sont archivés dans les centres d’hébergement et de stockage de la Caisse des Dépôts et Consignations.

Comment cela se passe si les 1Go de stockage sont atteints ?

Vous pouvez déposer tout type de documents personnels sur votre coffre-fort électronique dans la limite de 1 Go. Cependant, cet outil doit vous permettre d’archiver sur le long terme des documents administratifs (anciens bulletins de paie, contrats, factures…) mais n’est pas dimensionné pour déposer des vidéos, images, musiques ou tout autre document lourd et preneur d’espace. Il existe pour cela des espaces plus adaptés.

Néanmoins, si vous atteignez 1 Go, vous pouvez acheter auprès de MyPrimobox des espaces de stockage supplémentaires. Cela n’est pas l’objectif puisqu’une fois encore d’autres espaces sont gratuits et dédiés au stockage de documents plus lourds (photos, vidéos, musiques…).

J’ai accepté la dématérialisation et je souhaite finalement recevoir mes bulletins par envoi papier, comment faire ?

Vous pouvez le faire dans votre coffre-fort électronique, via l’accès dédié « Mon Portail RH » et retenir l’option « Je choisis le bulletin de paie papier ».

J’ai refusé la dématérialisation et je souhaite finalement l’accepter, comment faire ?

Vous pouvez à tout moment changer le mode de réception de votre bulletin de paie pour passer du papier à l’électronique, ou l’inverse. Ce changement de choix s’effectue via l’accès dédié accessible depuis votre coffre « Mon Portail RH ».

Le choix est immédiatement enregistré et effectif pour le prochain envoi. Vous pourrez revenir sur votre choix autant de fois que vous le souhaitez.

Comment cela se passe si je suis salarié à la fois d’ifac et d’ifac 92 ?

Si vous recevez des bulletins de paie à la fois de l’association ifac et de l’association ifac 92, PRIMOBOX va vous envoyer deux courriers (un pour chaque association) avec donc deux identifiants et deux mots de passe.
Il vous suffit de vous connecter avec un premier identifiant. Pour le second, il faudra dire au moment de vous connecter que vous avez déjà un coffre-fort Myprimobox. Cela vous permettra d’avoir un seul coffre-fort et de centraliser vos bulletins des deux associations sur un même espace.

Comment puis-je visionner mes bulletins directement sur mon Compte Personnel d’Activité (CPA) ?

Tout actif ayant activé son compte sur le site officiel (https://www.moncompteactivite.gouv.fr/) bénéficie d’un Compte Personnel d’Activité (CPA) sur lequel il peut consulter ses heures de formation acquises (heures de CPF et anciennement heures de DIF). Chaque collaborateur ayant un coffre-fort MyPrimobox peut activer la vision de ses bulletins de paie sur son CPA. Cela permet de centraliser sur un même espace ses données liées à son parcours professionnel (bulletins de paie, heures de formation, parcours de formation…).

Qui contacter en cas de problème dans l’utilisation de mon coffre-fort ?

Vous avez la possibilité de contacter le service support PRIMOBOX en cas de question complémentaire ou de difficultés rencontrées. Pour cela, il vous suffit d’envoyer un mail à l’adresse suivante : support@myprimobox.com

Si vous avez perdu votre identifiant et votre mot de passe, vous pouvez faire la demande au service support afin qu’il vous communique de nouveaux identifiants. Pour cela, il faudra fournir une copie de votre carte d’identité ainsi que votre matricule Ifac (figurant en haut de votre bulletin de paie).

Si MyPrimobox n’est pas en mesure de répondre à votre question ou vous demande de contacter votre employeur, vous pouvez alors envoyer un mail à l’adresse suivante : demat@dsf.ifac.asso.fr